Au démarrage de la facturation électronique, une même facture pourra exceptionnellement être reçue par plusieurs canaux (plateforme agréée, mail, PDF, etc.). Comment éviter les erreurs de traitement ? Voici les bons réflexes à adopter…

Facture en double : identifier le doublon avant tout traitement

Recevoir plusieurs exemplaires d’une même facture ne signifie pas qu’il faut tous les traiter.

L’administration rappelle qu’une même facture ne doit donner lieu ni à un double paiement, ni à une double comptabilisation, ni à une double déduction de TVA.

La 1re étape consiste donc à vérifier s’il s’agit bien d’une seule et même facture transmise par plusieurs canaux.

Pour cela, il est recommandé de comparer les principales informations figurant sur les documents reçus : numéro de facture, identité du fournisseur et du client, date, montant HT, montant de TVA et montant TTC. Lorsque ces éléments concordent, il s’agit normalement d’un simple doublon.

Ne conserver qu’une seule facture de référence

Une fois le rapprochement effectué, l’entreprise a intérêt à désigner un seul exemplaire comme facture de référence et à poursuivre le circuit habituel de validation, de comptabilisation et de paiement sur cette seule base.

Les autres exemplaires pourront être identifiés comme des copies, des doublons ou des duplicatas afin d’éviter tout traitement multiple.

Lorsque ce double envoi résulte d’une régularisation ou d’un incident intervenu au démarrage de la réforme de la facturation électronique, il est conseillé de conserver une trace des vérifications effectuées. Cette traçabilité permettra de démontrer qu’une seule facture a été comptabilisée, réglée et, le cas échéant, prise en compte pour la déduction de la TVA.

En revanche, si un doute subsiste sur le fait qu’il s’agisse réellement de la même facture, l’entreprise devra se rapprocher de son fournisseur ou de sa plateforme agréée afin de clarifier la situation, sans pour autant bloquer l’ensemble de son processus de traitement.

Facturation électronique : quel sort pour les factures reçues plusieurs fois ? – © Copyright WebLex